Grimbergen werkt aan digitaal platform voor meldingen en klachten

Het gemeentebestuur van Grimbergen werkt zijn digitale dienstverlening verder uit en gaat een centraal platform voor meldingen, vragen en klachten oprichten. Op die manier wil de gemeente zijn briefwisseling en klachtenbehandeling stroomlijnen en een betere opvolging garanderen. 

Wekelijks krijgt de gemeente allerhande vragen, meldingen en klachten over uiteenlopende zaken binnen. Die meldingen komen toe via verschillende kanalen: bewoners komen naar het onthaal, bellen naar het algemeen nummer of naar een dienst, sturen een mail of een brief naar het bestuur enzovoort.

Dat burgers zoveel verschillende kanalen hebben om met het bestuur in contact te treden, is natuurlijk een groot pluspunt en maakt de drempel voor onze inwoners zo laag mogelijk. Sinds vorig jaar kunnen burgers ons zelfs contacteren via Facebook.

Het nadeel is echter dat het op die manier onmogelijk is voor ons bestuur om een overzicht te houden op alle inkomende vragen, meldingen en klachten. 

Gelukkig kunnen de meeste vragen van de burger snel en eenvoudig langs die kanalen beantwoord worden. Maar sommige vragen of klachten zijn ingewikkeld en vereisen terugkoppeling van verschillende diensten of zelfs externe organisaties.

Het gebeurt dan ook dat een inwoner met eenzelfde vraag of klacht terugkomt en meldt dat hij nog geen antwoord heeft ontvangen. Om dit te voorkomen, wil ons bestuur een uniform registratiesysteem aankopen, waarin alle vragen, klachten en meldingen van burgers gebundeld worden. Op die manier kunnen onze medewerkers steeds snel achterhalen wat er met een vraag gebeurd is. .

In het meerjarenplan 2020-2025 hebben we aangegeven dat we gaan voor een moderne en professionele organisatie. We gaan zorgen voor de verdere digitalisering van de verschillende diensten en willen op die manier de administratieve processen vereenvoudigen en optimaliseren.

We moeten hierbij ook rekening houden met de wetgeving rond gegevensbescherming. De GDPR is heel streng wat betreft het behandelen van persoonsgegevens. Het gemeentebestuur en het Sociaal Huis moeten zorgvuldig omgaan met de gegevens van burgers. Dat kan alleen maar gegarandeerd worden wanneer de burger de gepaste kanalen gebruikt 

In afwachting van de implementatie van dit nieuwe systeem en de nieuwe website, kunnen burgers hun vragen, meldingen of klachten best sturen naar gemeentebestuur [at] grimbergen.be of sociaalhuis [at] grimbergen.be. Ook brieven en meldingen die via het webloket (meldpunt) van de gemeente toekomen, worden steeds geregistreerd. Vorig jaar ontving de gemeente 232 meldingen via het e-loket. 

Anne Laure Mouligneaux 
anne-laure.mouligneaux [at] grimbergen.be – 0497 47 16 08 
Schepen voor welzijn, digitalisering en communicatie 
Voorzitter Bijzonder Comité Sociale Dienst